وبلاگ گروهی آرشیویستهای ایران

 برخورداري اسناد الكترونيكی از محتوا ، شكل و ساختار به اين معني است كه:

·        اسناد الكترونيكی داراي اطلاعاتي هستند كه انعكاس دقيقي از ‌آنچه كه در زمان خاصي رخداد كرده است را مي نماياند.

·        از سياق و شكل  اين اسناد كه در ارتباط با محتواي ‌آنهاست،  مي توان دروه توليد و نوع استفاده آنها را فهميد.

·    ساختار اين اسناد را مي توان به طريق الكترونيكي باز سازي كرد پس هر جز  اين ساختار بر روي هم يك كل را تشكيل مي دهد كه به طريق روشني ارائه مي گردند.

 توجه به مديريت اسناد، در سيستمهايي كه ماهيتا شامل  داده هاي تغيير پذير و قابل به روز شدن هستند كاملا مسئله اي چالشي است زيرا اسناد نه تنها در بردارنده محتوا هستند بلكه حاوي اطلاعاتي در شكل و ساختار نيز مي باشندكه توسط ابر داده ها[1] اطلاع رساني مي شوند. "ابرداده هاي مديريت اسناد موجب شناسايي اسناد و اشخاص مي شوند و به چرخه عمليات و روشهايي كه آنها را توليد و مديريت كرده و مورد استفاده قرار مي دهند، اعتبار مي بخشند و سياستهاي حاكم بر اسناد را تضمين مي نمايند[2]". اين ابرداده ها اجازه مي دهند كه پرونده ها در جاي مناسب قرار گيرند و به روش معنا داري اجرا و درك شوند.

بهترين راه براي حفظ محتوا ، شكل و ساختار اسناد ، مديريت آنها در يك سيستم نگهداري اسناد[3] است. برخي سازمانها از نرم افزارهاي خاصي براي مديريت اسناد الكترونيكي خود استفاده مي كنند . بايد ياد ‌آور شد كه سيستم نگهداري اسناد فقط بخشي از يك نرم افزار نيست. بلكه چارچوب و ساختاري است كه به دفعات دريافت ، نگهداري و دسترسي به اسناد را امكان پذير مي كند

[1]  - Metadata

[2]  - International Standard on Information and Documentation – Records management processes – Metadata for records, ISO23081, "Records management metadata identifies , authenticates and contextualizes records and the people , processes and systems that create, manage, maintain and use them and the policies that govern them."

[3]  - record keeping systems

نوشته شده توسط بهناز زرين كلكي پنجشنبه 21 آذر1387 موضوع : اسناد الکترونیکی | لینک ثابت

اسناد الكترونيكي  اسنادي هستند كه به روش رايانه اي توليد[1] ، منتقل[2] و نگهداري[3] شده اند. آنها ممكن است به شيوه الكترونيكي[4] متولد شده و يا از شكل اصلي خود به فرم الكترونيكي در آمده باشند.( مثل اسكن از پرونده هاي كاغذي.[5])

در آينده، تشخيص صحت و درستي اسناد وابستگي تام به محتواي آنها دارد. محتوا نيز بايد به صورت ثابت وتغيير ناپذير باقي بماند تا نشانگر انجام واقعي عمليات كاري باشد. براي اينكه اسناد الكترونيكي همانند ديگر انواع آن (كاغذي و غير كاغذي) از لوازم قانوني اسناد پيروي نمايد و داراي  ارزش استنادي باشند ،  بايد از محتوا ، شكل و ساختار[6] برخوردار گردند .

محتوا (content): چيزي است كه اطلاعات را منتقل مي كند مثل : متن ، داده ، نشانه ها، اعداد ، عكسها ، صدا و تصوير.

شكل (context): عبارت از سابقه اطلاعاتي كه درك از محيط تكنيكي و كاري مرتبط با سند را افزايش مي دهد .مثل : ابرداده ، كاربرد نرم افزار ، مدلهاي منطقي كار  ، و يا  منشأ ها مثل آدرس ، عنوان، ارتباط با هدف يا فعاليت ، سازمان ، برنامه يا بخش.

ساختار (structure) : پيدايش و نظم محتواي سند را ساختار مي گويند مثل ارتباط بين فايلها ، موضوعات ، زبان ، نوع قلم ، سايز قلم ، صفحه بندي و ديگر روشهاي اصلاح متن.

[1]- created

[2]  - communicated

[3]  - maintained

[4]  -born digital

[5]  - National Archives of Australia, Digital recordkeeping, Guidelines for Creating, Managing and Preserving Digital records, Exposure Draft May 2004.

[6]  - content , context , structure

نوشته شده توسط بهناز زرين كلكي پنجشنبه 21 آذر1387 موضوع : اسناد الکترونیکی | لینک ثابت

اسناد، دارايي با ارزشي از فعاليتهاي كاري يك سازمان هستند از جمله راههاي كليدي در محاسبه و ارزيابي عملكرد سازماني، بررسي مدارك مستندي است كه به صورت  پرونده در آمده اند. در تعريف سند گفته اند :" به اطلاعاتي كه توسط يك سازمان و يا يك فرد به موجب الزام قانوني يا فعاليت كاري به عنوان شواهد و مدارك، توليد ، دريافت و نگهداري شده اند سند مي گويند[1]"

همواره بايد اين نكته را در نظر داشت ، اسناد  فقط يكبار بوجود مي آيند و سپس مديريت شده و به مدت لازم نگهداري مي شوند. مديريت مطلوب اسناد نيز فرع بر شناخت خصوصيات و ويژگي آنهاست.

 اسناد بطوركلي داراي چهار ويژگي اصلي هستند:

1.      اصالت[2]:

اسناد بايد بر آنچه كه محتواي آنها ادعا مي كند دلالت داشته باشند محتواي سند، توليد و يا ارسال كننده و همچنين زمان توليد و يا ارسال را بيان مي دارد تطابق اين دو وجه با واقعيت، اصالت سند را رقم مي زند.

2.      اعتبار[3]:

مي توان به اسناد به عنوان باز نماي كامل و صحيح از يك دوره عملكرد سازماني، استناد و اعتماد كرد.

3.      يكپارچگي[4]:

اسناد ،كامل و بدون تغيير باقي مي مانند و در برابر تغييرات غير مجاز حمايت مي شوند اين خصوصيت به غير قابل تغيير بودن اسناد پس از توليد، اشاره دارد.

4.      قابليت استفاده[5]:

اسناد مي توانند در جاي معيني قرار داده شده و يا مورد بازيابي قرار گيرند ، نگهداري شده و يا مورد تفسير واقع شوند.

بنا بر اين يك سند تنها مجموعه اي از داده ها نيست بلكه نتيجه يا محصولي از يك فعاليت و رويداد است و به همين خاطر نيز با فعاليتهاي كاري، مرتبط هستند. پس اسناد با اشكال متفاوت از جمله در شكل الكترونيكي يافت خواهند شد.

[1]  - International Standard on Records Management, ISO 15489, "Records are: information created, received, and maintained as evidence and information,  by an organization or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business."

[2]  - authenticity

[3]  - reliability

[4]  - integrity

[5]  - usability

نوشته شده توسط بهناز زرين كلكي پنجشنبه 21 آذر1387 موضوع : اسناد الکترونیکی | لینک ثابت

مديريت اسناد الكترونيكي يكي از مسائل چالشي و روز دنياست با رشد روز افزون بكارگيري رايانه در انجام فعاليتهاي سازماني و همچنين اقبال دولت الكترونيك در تسريع امور موجب شده است كه مديريت بهينه اسناد توليد شده يكي از دغدغه هاي اصلي در ساماندهي اسناد دولتي و غير دولتي گردد.  تعريف جامع از اسناد الكترونيكي و بيان برخي از ويژگيهاي آنها و در توضیحی اجمالی از مديريت اين نوع از  اسناد و خصوصيت كلي روند مديريتی حاكم بر آنها موجب خواهدشد تا ساماندهي اسناد دولتي و غير دولتي که در محیطهای الکترونیکی تولید و ذخیره  سازی می شوند دور نمای بهتری بیابند و در این دور نما ضرورت ایجاد طرح نوین و یکپارچه که همه مراکز از آن کما بیش پیروی نمایند و استانداردهای آن را رعایت کنند بیش از پیش بروز خواهد کرد.

نوشته شده توسط بهناز زرين كلكي سه شنبه 14 آبان1387 موضوع : مدیریت اسناد | لینک ثابت

زماني كه تاريخ نگار شروع به كشف تاريخ يك كشور مي كند و درست زماني كه ترجيح مي دهد به جاي اين كه بيشتر به مجموعه فعاليت هاي شاهان، نخست وزيران و يا دولتمردان بزرگ آن كشور بپردازد ، به مردم آن مُلك توجه كند و از مردمي كه تا كنون در كتابهاي تاريخي كمتر و يا هرگز پيدا نبوده اند سخن بگويد، از كساني كه سرزمين خود را در دل داشته آبادش كرده اند، شهرها و دروازه هايش را ساخته ، جنگ كرده و كشته شده اند و فقط با يك نام كلي در خاطره ها آمده اند، صحبت كند، به ناگاه نياز به يك منبع غني را حس مي كند و در مي يابد آرشيو شامل يك دنيا از صداهايي است كه قبلا هيچكس آرزوي شنيدنش را نكرده است و اين چيزي است كه آرشيو براي آيندگان حفظ و نگهداري مي نمايد و در انتظار اشخاصي است كه مي دانند چطور و چگونه آن اطلاعات را سازمان دهي كرده و در يك ساختار اصولي به شرح و توضيح دهند و نه اين كه در جستجوي تأييديه اي بر آنچه خود مي دانند و يا باور دارند، اوراق را زير و روي مي كنند.

نوشته شده توسط بهناز زرين كلكي دوشنبه 15 مهر1387 موضوع : منابع آرشيوي | لینک ثابت

در دور نماي ظاهري ممكن است باور كنيم اغلب آگاهي ما از سرگذشت پيشينيان بخاطر تفسير تاريخ دانها از وقايع گذشته است و در اين ميانه آرشيو مانند حوضچه اي از اطلاعات و انباري از محفوظات گوناگون، امانت دار چيزهايي است كه تاريخ نگاران مدارك و شواهد ضروري خود را از لابلاي آنها باز مي يابند تا تفاسير گوناگون خود را رنگ رويي استدلالي بخشند و در اين دورنما آرشيو تنها به عنوان انباري از مطالب كهنه و مرده اي مطرح است كه تاريخ دان زندگي را از آن استشمام مي كند. اما اين نحوه نگرش خالي از خطا نيست زيرا متخصص آرشيو ، پرونده ها و اسناد را به همان صورت كه هستند و با همه ارزشي كه در آنها موجود است و با همه معاني نهفته اي كه دارند، آماده سازي مي نمايد زيرا اعتقاد دارد اسناد همچون گواهان خاموشي بر وقايع و برجاي مانده از تاريخ ملتهايند. اين گفته زماني حقيقت خود را آشكار مي كند كه ديدگان روي كلمات نوشته شده در برگ سندي بچرخد و ناگاه بر روي جمله اي ناتمام يا لغتي خط كشيده شده و يا حاشيه اي نوشته شده و يا كلمه اي پر رنگ كه اثر از فشار قلم نويسنده بر سينه دارد، ثابت بماند و اين پرسش كه چرا نويسنده چنين كرده ، مقصودش چه بوده، در چه شرايط روحي بسر مي برده در ذهن جولان دهد و با طرح فرضيه هايي اما و اگرهايي را مطرح سازد و يا شتاب زدگي در جملات، تغيير خط، جملات ناتمام، حواشي، كلمات برحسته شده كه متاثر از حالات روحي نويسنده است و حتي نوع كاغذ و مركب و قلم، قطع كاغذ و .... همه و همه دلالت بر احساسات موجود در اسنادند و اين تجربه با چاپ و استنساخ آنها هرگز به خواننده منتقل نخواهد شد و سندهاي منتشر شده به طريق چاپ و يا استنساخ همانقدر حضور از زندگي را  دارند كه گلهاي خشك شده در مغازه هاي گل فروشي

نوشته شده توسط بهناز زرين كلكي شنبه 13 مهر1387 موضوع : مواد آرشيوي | لینک ثابت

نابرابریهای علمی و تکنولوژیک شکاف بین کشورهای غنی و فقیر را عمیق تر کرده است و همین شکاف، عامل موثری در فقر مالی کشورهای وابسته است. سرعت دسترسی به اطلاعات و عرضه به موقع آن از یک سو و دست یابی به تکنولوژی نوین ارتباطی از سوی دیگر عوامل موثری در دست یافتن به توان خوب اقتصادی و تکنیکی است. یکی از روشهای شاخص در بدست آوردن اطلاعات و مهارت در جذب و استفاده بجا از تکنولوژی جدید، آشنایی با سیستمهای طبقه بندی اطلاعات و تنظیم آنها به روشی است که بازیابی اطلاعات را هر چه بهتر تسهیل نموده و از ریزش و از بین رفتن اطلاعات جلوگیری نماید.درک شایسته از چگونگی کاربری اطلاعات طبقه بندی شده ،شناسایی دقیق احتیاجات واقعی ، اولویت بندی بسیار حسابگرانه آنها و تلاش برای دست یابی به بهترین سیستمهایی که در راستای رفع نیازهای واقعی موجودَ، کارآمد هستند، موجب خواهد شد که از شاخص دیگر یعنی حضور در صحنه های بین المللی و تبادل تجربیات نظری و عملی با دیگر جوامع بشری سود برد. آرشیو نیز در این زمینه، رسالت یافتن بهترین طرحها برای طبقه بندی اطلاعات را دارد تا با بکار بردن اندیشمندانه آن از نابودی محتوای اطلاعاتی مدارک که نقش استنادی بسیار قوی دارند جلوگیری نماید.

نوشته شده توسط بهناز زرين كلكي یکشنبه 7 مهر1387 موضوع : آرشيو و كتابخانه | لینک ثابت

امروزه آرشيو در سراسر جهان امر شناخته شده اي است كه استفاده و بهره برداري از آن بخشي از زندگي فرهنگي هر اجتماعي را تشكيل مي دهد. در حقيقت آرشيو نقش واسطه اطلاعاتي مهمي را داراست كه در حكم وجدان و ضمير يك ملت ايفاي وظيفه مي نمايد و رجوع به آن براي بازيابي حقايق جاري در گذشته و حال و همچنين يافتن ديدگاهي روشن از آينده، جزو ضروريات مسلم تلقي مي گردد. بنابراین عملیات چهار گانه آرشیو ( نظارت بر تولیداسناد، گردآوری، پردازش و اطلاع رسانی) اگر مدبرانه و با پشتوانه تجربیات موفق که منجر به تولید علم در این زمینه شده است، انجام پذیرد می تواند در  ارائه تصویری دقیق و درست از جامعه خویش در محدوده های زمانی مختلف، ایفای وظیفه کند.

نوشته شده توسط بهناز زرين كلكي یکشنبه 7 مهر1387 موضوع : آرشيو و كتابخانه | لینک ثابت

واضح است كه اختلافات پايه اي در روشهاي متداول در كتابخانه و آرشيو ناشي از طبيعت مطالبي است كه در دو كار وجود دارد. تاكيد بر اختلافات پايه اي بين اين دو حرفه به معناي بي توجهي به مشتركات آنها و يا تشريك مساعي آنها در موضوعات مبتلابه نيست بلكه متخصص آرشيو بايد كاملا آگاهي داشته باشد چه ميزان از اطلاعات با ارزش در كارهاي چاپ شده موجود در كتابخانه قابل بهره برداري است و امكان دست يابي براي تكميل اطلاعات آرشيوي وجود دارد و از طرف ديگر كتابدار بايد بداند چه نوع اطلاعاتي مي تواند در كارهاي چاپ نشده موجود در آرشيو پيدا كند.

در واقع آرشيو و كتابخانه دو بازوي قوي در امر تحقيق و آموزش هستند كه كمكهاي شاياني به محقق و دانشجو مي نمايند زيرا تنظيم تحقيقات از منابع چاپي و منابع آرشيوي اغلب مكمل يكديگرند.

نوشته شده توسط بهناز زرين كلكي شنبه 6 مهر1387 موضوع : آرشيو و كتابخانه | لینک ثابت

سومين اختلاف مابين حرفه آرشيو و كتابخانه تفاوت در روش تنظيم و توصيف است در اينجا تنظيم و توصيف به معناي فهرست نويسي و به عنوان تقسيمي از تقسيمات كاتالوگينگ موضوعي، مورد نظر است.....

ادامه مطلب

نوشته شده توسط بهناز زرين كلكي شنبه 6 مهر1387 موضوع : آرشيو و كتابخانه | لینک ثابت

دومين اختلاف مربوط به دسته بندي مطالب است. لفظ طبقه بندي واژه مصطلحي است كه در هر دو مركز مورد بحث قرار مي گيرد ولي كاربرد اين كلمه در آرشيو كاملا متفاوت از كاربرد آن در كتابخانه است، اولا طبقه بندي در آرشيو بر اساس منشا اوليه در پيدايش مطالب و ارتباط آنها با كار و فعاليت سازمان ذي ربط صورت مي پذيرد ثانيا هيچ طرح ثابت و روش از پيش تعيين شده اي وجود ندارد كه بتوان كليه موارد را بر اساس آن طبقه بندي نمود. در اروپا سالها تلاش بر اين بود تابلكه بتوانند روش يا روشهاي مشابهي با آنچه در كتابخانه متداول است طرح ريزي كنند اماهر كدام پس از مدتي به شكست انجاميد و هر كدام يكسري از اطلاعات استنادي را از بين برد....

ادامه مطلب

نوشته شده توسط بهناز زرين كلكي چهارشنبه 3 مهر1387 موضوع : آرشيو و كتابخانه | لینک ثابت

مهمترين اختلاف در دو مركز آرشيوي و كتابخانه اي برخاسته از نحوه ارزيابي و انتخاب مطلب است. هدف متخصص آرشيو در انتخاب و ارزيابي موادي كه توسط دستگاههاي دولتي و غير دولتي توليد شده اند، رسيدن به موارد مجزا و جزئي نيست. بلكه رسيدن به يك تصوير كلي اي است كه منعكس كننده مبدا روند و اصل پيوند كاري و رابطه سازماني بين پرونده هاست بنحوي كه محتواي اطلاعاتي آنها گوياي پيشرفتها، نقايص، برنامه هاي مختلف كوتاه مدت و دراز مدت، سياست گذاري هاي در ابعاد گوناگون و توليد دستگاه در محدوده زماني مشخص مي باشد در خلاصه كلام مي توان چنين گفت ......

ادامه مطلب

نوشته شده توسط بهناز زرين كلكي یکشنبه 31 شهریور1387 موضوع : آرشيو و كتابخانه | لینک ثابت

يكي از وجوه مشخصه مطالب آرشيوي آن است كه در ارتباط مستقيم با فعاليتهاي عملي بخشي از سازمان (سازمانهاي) دولتي و يا غير دولتي بوجود آمده و يا محسوب شوند و بالاترين اهميت وجودي آنها بستگي تام به ارتباط سازماني آنها با يكديگر و يا با سازمان دارد. بنابر اين ارزش فرهنگي آنها تبعي است زيرا مقصود اوليه از بوجود آمدن چنين مواردي انجام افعالي در راستاي اعمال سازماني است مثلا احكام انتصابات ،خريد ملزومات ، پرونده صورت جلسات فقط به منظور حركاتي در جهت فعال نمودن، نظام بخشيدن و پيگيري امور انجام مي پذيرد.

اما مطالبي كه مورد نظر كتابخانه است در مرحله پيدايش شالوده يك فكر، تجلي يك انديشه، ظهور يك احساس، تحقيق و يا اكتشاف پيوسته مي باشد كه به منظور ارتقاء سطح دانش و يا القاء تفكري نوين و يا حسي جديد شكل گرفته است و طبعا ارزش فرهنگي آن در همان ابتدا اولا و بالذات و لا ينفك خواهد بود.

نوشته شده توسط بهناز زرين كلكي شنبه 30 شهریور1387 موضوع : آرشيو و كتابخانه | لینک ثابت

اختلاف ماهوي بين آرشيو و كتابخانه باعث شد از همان ابتدا آرشيو متمايز از كتابخانه و باشيوه خاص عمل كند اگر چه استفاده از برخي روشها مشترك بوده اند اما اين اشتراك به معني يكي بودن دو مركز نبود. زيرا از يكسو نحوه و روش توليد مطالب مورد توجه مراكز آرشيوي با روش توليد مواد كتابخانه اي كاملا متفاوت بود و از سوي ديگر نحوه طبقه بندي و روشهاي ارتباطي هر مجموعه با يكديگر و حتي با زير مجموعه خودش در مراكز آرشيوي با نوع طبقه بندي و نقطه نظرهاي ارتباطي مجموعه ها در مراكز كتابخانه اي تفاوت ويژه داشت.

اين دو تفاوت علت، عمده و اساسي واصلي ترين وجه تمايز آرشيو و كتابخانه را شكل داد.

نوشته شده توسط بهناز زرين كلكي سه شنبه 26 شهریور1387 موضوع : عمومی | لینک ثابت

اصل بوجود آمدن آرشيو به تمدن يونانيها برمي گردد. 4 الي 5 قرن پيش از ميلاد آتنيها پرونده هاي ارزشمند خود را در معبد "مادر خدايان" مترون[i]، نزديك دادگاه شهر در ميدان عمومي نگهداري مي كردند. معبد انباشته از عهدنامه ها، قوانين دست نويس، پيش نويس بار عامهاي عمومي و ديگر پرونده هاي ايالتي بود. در ميان پرونده ها، تقريرات سقراط با استدلالات خاص خود، دست نوشته هايي از روش بازي اسطوره هايي نظير آشيلوس[ii]، سوفوكل[iii]، ايريپيد[iv] و ليستهايي از پيروزي هاي بازيكنان يوناني در بازيهاي المپيك وجود داشت اين نوشته ها در كاغذهاي پاپيروس كه به شكل لوله در آمده بودند تا قرن سوم بعد از ميلاد نگهداري مي شدند....

[i] - Metroon

ادامه مطلب

نوشته شده توسط بهناز زرين كلكي سه شنبه 26 شهریور1387 موضوع : مقالات | لینک ثابت

فهم صحيح از آرشيو ما را به سوي اشخاصي كه در تشكل آن نقش بسزايي دارند هدايت مي كند زيرا همه اسناد، داراي ارزش آرشيوي نيستند و اغلب حتي ارزش نگهداري هم ندارند. فقط قسمت نسبتا محدودي از اسناد دولتي داراي ارزش دائمي و قابل انتقال به منظور محافظت هستند بنابر اين ارزشمند نمودن آرشيو در گزينش هاي اسنادي آن است و وقتي اين گزيده ها درست و دقيق انجام شوند ارزش واقعي آن بروز خواهد كرد. شناسايي اسناد بر عهده افراد  متخصصي است كه در چند زمينه فعاليت عمده دارند يكي از فعاليتهاي اساسي آنان تشخييص اسناد ارزشمند است . آنها تعيين مي كنند كدام اسناد داراي ارزش آرشيوي هستند و كدام نيستند و بايد نابود شوند. ارزش آرشيوي يعني ارزش اداري، مالي، قانوني، شهودي و يا فرهنگي كه بايد به صورت دائمي مورد حفاظت و نگهداري قرار گيرند. بنابر اين راي قطعي در ارزيابي اسناد توليد شده توسط يك دستگاه اداري، فقط با متخصص

آرشيو است و براي اين كه بتواند مطالب آرشيوي را شناسايي و استخراج كند. لازم است بطور كامل و دقيق با فلسفه وجودي و هدف يا اهداف آن دستگاه آشنا باشد او بايد بداند كه دستگاهها و سازمانها موضوعاتي دارند كه براي رسيدن به آن موضوعات گردش كار و قوانين مناسبي را تنظيم و طراحي مي كنند و اسناد و مدارك ، گواه مراتب مستقيم اين گردش كار هستند. او بايد قادر به يافتن ارتباط بين حاصل و محصول هر دستگاه يا سازمان با اهداف آن دستگاه يا سازمان باشد تا بتواند تشخيص دهد چه چيز ارزش آرشيوي دارد و چه چيز ندارد.

فعاليت اساسي ديگر يك متخصص در امور آرشيو اشتغال به مديريت اداري- اسنادي و ثبت اسناد است تا اطمينان حاصل كند هيچ يك از اسناد مرتبط در حين انتقال به مركز نگهداري پراكنده و يا نابود نشده اند در حقيقت بخشي از فعاليتهاي مديريت اسنادي و راهنمايي و كنترل ثبت اسناد از جمله وظايف اوست. علاوه بر آن حفظ و نگهداري اسناد جز فعاليتهاي مهم يك متخصص آرشيو به شمار مي رود. او بايد از شرايط محيطي اي كه اسناد در آنجا قرار دارند مطمئن باشد نگهداري اسناد ارزشمند در موقعيت خوب فيزيكي يكي از اهداف ابتدائي است. موقعيت انباري ، نگهداري و ترميم، حفظ و آماده سازي اسناد از اصول اوليه اي است كه مورد توجه و دقت نظر قرار مي گيرد.

نوشته شده توسط بهناز زرين كلكي یکشنبه 24 شهریور1387 موضوع : اصول، مباني و دستور العملها | لینک ثابت

آرشيو بطور اجمال دربردارنده دو هدف عمده است :1- اداري- قانوني

                                                                  2- فرهنگي – تاريخي

در هدف اداري – قانوني دو خصوصيت مهم نهفته شده است.

 خصوصيت اول: اسناد حاوي اطلاعاتي هستند كه سازمانهاي بوجود آورنده را ناگزير از مسئوليت پذيري و پاسخگويي مي نمايند و از طرف ديگر به عنوان ابزار موثري در دست مديران براي اعمال و هدايت مديريت محسوب مي شوند بنابر اين سازمانها مجبور به ساماندهي اسناد خود در قالب آرشيو مي باشند.

خصوصيت دوم: اسناد به عنوان مدرك ، در مراحل قانوني مورد توجه و استفاده قرار مي گيرند.

به همين لحاظ از ديدگاه حكومتي يعني حقوق دولتي و شهروندي. و به منظور حفظ اين حقوق اسناد بايد در آرشيو مورد حفاظت و نگهداري قرار گيرند.

 در هدف فرهنگي – تاريخي كه به لحاظ ماهوي هدف اول يعني هدف اداري- قانونی را تحت الشعاع قرار داده است ، آرشيو به عنوان منبعي اصيل و دست اول حاوي اطلاعاتي كه ما را در بازيابي بنياد گذشته خود توانمند و در درك و شناخت جامعه كنوني قادر مي سازد، مطرح است و به يقين مي توان باور داشت كه آرشيو بخش مهمي از ثروت فرهنگي و ميراث تاريخي هر اجتماعي را تشكيل مي دهد

نوشته شده توسط بهناز زرين كلكي سه شنبه 19 شهریور1387 موضوع : منابع آرشيوي | لینک ثابت

طي سالهاي 1940 الي 1950 ميلادي رايانه هاي بزرگ[i] به شركتهاي خصوصي و برخي سازمانهاي دولتي معرفي شدند. از اين رايانه ها براي كارهاي متمركزي مثل حسابداري و محاسبات آماري استفاده مي شد. داده هايي كه وارد رايانه مي شدند ، پردازش هاي مجموعه اي كه انجام مي گرفت و سپس خروجي هاي آنها، غالبا براي برآورد صورت حسابها ، حساب هاي پس انداز و يا گزارش و تحليل تحقيقات آماري بكار مي رفت......

ادامه مطلب

نوشته شده توسط بهناز زرين كلكي شنبه 16 شهریور1387 موضوع : مدیریت اسناد | لینک ثابت

نياز به تدوين اصول اخلاق حرفه اي براي آرشيو در سطح بين المللي بسيار احساس مي شده است به همين دليل در 15 سال اخير يكي از موضوعات اصلي و ثابت دستور جلسات نشستهاي ICA موضوع اصول اخلاق حرفه اي آرشيو بوده و تقريبا با اطمينان مي توان گفت كنگره وين در 2004 ميلادي سومين كنگره بين المللي آرشيو با موضوع ، اصول اخلاق حرفه اي بوده است. در  دو كنفرانس اروپايي ( بارسلونا 1997 و فلورانس 2002) نيز مستقيما به اصول اخلاق آرشيوي پرداخته شده بود. البته براي مدتها در بسياري از كشورها اصول اخلاق حرفه اي مخصوص دنياي پزشكي و پيراپزشكي تعريف مي شد و در بخش فرهنگ عقيده بر داشتن آن در سال 1980 پديد آمد. در پايان سال 1980 شوراي جهاني موزه ها (ICOM) اصول اخلاق حرفه اي بين المللي را براي موزه هايي كه تا آن زمان در كشورهاي مختلف دنيا بودند ، بوجود آورد. در دنياي آرشيو فقط تعدادي مرمت كار ماهر از نياز به قوانين آگاه بودند در اوايل سال 1950 اصول نگهداري توسط روجر اليز فرموله شد و در سال 1980 پايه بحثها قرار گرفت. آرشيويستها در كل از نياز و احتياج به چيزي شبيه اصول آگاهي نداشتند در بسياري از كشورها احساس مي شد موضوعات آرشيوي به اندازه كافي در فعاليتهاي آرشيوي و ديگر تنظيمات و مقررات مورد توجه قرار گرفته شده و نيازي به مكتوب كردن و تدوين آن نيست .   در سال 1982 ICA  مجله اي به نام رمپ – RAMP- با مقاله اي از ميشل دوشن با عنوان "موانع دست يابي ، استفاده و انتقال اطلاعات از آرشيوها" چاپ نمود و در بيست و چهارمين كنگره بين المللي ICA  , (CITRA) به سال 1985  تمام وقت كنگره مصروف موضوع "دست يابي به آرشيو و امور خصوصي " گرديد. درهمان سالها موضوع اصول اخلاق آرشيوي يكي از موضوعات بين المللي آرشيو قرار گرفت. آرشيو استراليا سال 1987 در كتاب راهنماي "نگهداري از آرشيو"  پنج مسئوليت براي آرشيو برشمرده است و در سال 1988 انجمن آرشيويستهاي انگلستان يك سمپوزيومي با محوريت اصول اخلاق آرشيوي ترتيب دادند. حركتهاي مختلفي در اين زمينه انجام شد ولي تا سال 1991 فقط انجمن آرشيويستهاي كبك در كانادا به طور مدون داراي اصول بودند. و بعد از سخنراني ماركو كارسي در پنجمين كنفرانس اروپا در بارسلونا عملا كار بر روي اصول اخلاق حرفه اي آرشيو شروع شد

نوشته شده توسط بهناز زرين كلكي دوشنبه 14 آبان1386 موضوع : مقالات | لینک ثابت

از اخلاق حرفه اي ، مي توان چنين استنباط كرد كه يكي از برنامه هاي حياتي و راهبردي اخلاق حرفه اي ، سعي در بوجود آوردن انسجام و يكپارچگي براي انجام وظايف محوله در محيطي سرشار از دوستي ، محبت و مودت در سايه احترام و اكرام قوانين (كه بر مباني اخلاقي مصوب گرديده اند)  مي باشد . احترام به قوانين و التزام به رعايت بي چون و چراي آن از رموز موفقيت جوامع است . در اينجا ، خالي از لطف نيست ، خاطره اي از امام راحل (قدس سره) و  منش كريمانه و قانون مدارانه آن سالك سفر كرده را يادآور شويم .

خانم زهرا مصطفوي ( دختر امام) مي گويند :" يك روز من خدمت امام بودم ، ايشان رو كردند به برادرم حاج احمد آقا و گفتند شما از اينجا كتاب كشف الاسرار را بگير . امام اشاره مي كردند به يك جاي نزديك كه من احتمال مي دادم لابد حسينيه جماران كتابخانه اي دارد و امام به آن اشاره مي كنند. چون اشاره به جاي خيلي نزديكي كردند و گفتند از اينجا براي من بگيريد . احمد آقا گفت كه اگر شما بفرماييد ، چشم! من مي گيرم و مي آورم اما قانون اين كتابخانه اين است كه كتاب بيرون ندهد . هر كس مي خواهد كتاب بخواند بايد برود آنجا . امام گفتند : پس اگر قانونش اين است شما نمي خواهد كتاب را بياوريد و بعد هم اشاره به من كردند و گفتند : شما مي توانيد اين كتاب را گير بياوريد . من گفتم بله و بعد كتاب كشف الاسرار را از جاي ديگر تهيه كردم و به ايشان دادم "

نوشته شده توسط بهناز زرين كلكي دوشنبه 30 مهر1386 موضوع : اصول، مباني و دستور العملها | لینک ثابت