وبلاگ گروهی آرشیویستهای ایران

      در حال حاضر بهترين راه نظارت بر عملكرد اداره امور اسناد دستگاه ها، ارتباط و حضور مستمر كارشناسان ارزشيابي اسناد سازمان اسناد و كتابخانه ملي در آن دستگاه ها مي باشد كه نتايج زير را به همراه دارد:

 

1-     آگاهي بخشي به كاركنان ادارات امور اسناد دستگاه ها؛

2-     هماهنگي و هدايت آنان براي شركت در دوره هاي آموزشي امور اسناد؛

3-     تشريح قانون ، آئين نامه، دستورالعملها و بخشنامه هاي مربوط به سازمان اسناد كتابخانه ملي و نيز مصوبات شوراي اسناد ملي؛

4-     تذكرات لازم در خصوص بازداشتن از اقدامات نا آگاهانه مسئولين بايگاني ها؛

5-     ممانعت از امحاي اسناد با ارزش در ادارات دولتي و وابسته به دولت؛

6-     زمينه سازي انتقال اسناد آرشيوي به آرشيو ملي طبق مصوبات شوراي اسناد ملي؛     

7-     گزارش تخلفات دستگاه ها در امحاي غير قانوني اسناد 

۸-  ایجاد هراس از انجام تخلف به صرف حضور مستمر کارشناسان آرشیو ملی

 

     نظارت فراگير و مستمر كارشناسان ارزشيابي اسناد آرشيو ملي بر عملكرد واحدهاي اسناد دستگاه هاي دولتي، موجب مي گردد تا در صورت بروز تخلفات  مبني بر  امحاي اسناد  دولتي، مراتب به موقع گزارش و از سوي اداره كل ذي ربط در آرشيو ملي  پيگيري و در صورت اثبات تخلف و عدم رعايت  مجوزهاي شوراي اسناد ملي در زمينه امحاي اسناد، با مستندات  به مراجع قانوني در قوه قضائيه منعكس شود.اما سؤال اينجاست كه آيا در همه موارد آرشيو ملي اقدام به اين عمل نموده است ؟آيا دادستاني كل چنين پرونده هائي را به سرانجام رسانده است؟ راهكار حل اين معضل چیست؟

 

نوشته شده توسط داود اميني شنبه 4 اسفند1386 موضوع : ارزشيابي اسناد | لینک ثابت

         بر اساس قانون سازمان اسناد و كتابخانه ملي، كليه وزارتخانه ها، سازمان هاو موسسات دولتي و ابسته به دولت، داراي تكليف قانوني هستند كه همه پرونده ها و اسنادي را كه نيازي به نگهداري آنها ندارند، براي ارزشيابي و تعيين و تكليف به آن  سازمان تحويل دهند. بنابر اين، به منظور صيانت از اسناد ملي و تاريخي كشور و با عنايت به لزوم اجراي قانون تاسيس سازمان اسناد ملي و با توجه به ضرورت تعيين نحوه برخورد با افراد و دستگاه هائي كه از همكاري با سازمان اسناد و كتابخانه ملي در امر مهم گردآوري و محافظت از اسناد ملي و تاريخي خودداري مي ورزند، دادستان كل كشور در پاسخ استعلام معاونت اسناد ملي آرشيو ملي، در راستاي ضمانت اجرائي قانون اسناد ملي، به ماده 544 قانون مجازات اسلامي،  مبني بر اينكه ربودن، تخريب و معدوم كردن اسناد، اوراق و دفاتر دولتي بر خلاف قانون واجد وصف كيفري و مستلزم محكوميت به تحمل حبس از 6 ماه تا دو سال مي باشد، استناد كرده است. از اين روي، حفظ اسناد ارزشمند دستگاه هاي دولتي و جلوگيري از امحاي آنها كه موجب وارد آمدن لطمات و صدمات جبران ناپذيري در عرصه هاي علمي، پژوهشي و تاريخي كشور مي شود، طبق قانون الزامي است. پس هر گونه اقدامي در جهت جابجائي و امحاي اسناد، پرونده ها، دفاتر، اوراق و اسناد الكترونيكي، مي بايد با هماهنگي آن سازمان صورت گيرد و در صورت عدم رعايت مفاد قانون تاسيس سازمان اسناد ملي و آيين نامه ها و دستورالعمل هاي آن، موضوع مي تواند از سوي آن سازمان كه متولي قانوني اسناد كشور است، جهت رسيدگي به مراجع قضائي ارجاع داده شود.

 

نوشته شده توسط داود اميني سه شنبه 30 بهمن1386 موضوع : ارزشيابي اسناد | لینک ثابت

شوراي اسناد ملي :

 مرجع نهائي تصميم گيرنده در خصوص تعيين تكليف اسناد ملي را شوراي اسناد ملي مي‌گوئيم كه مصوبات آن، براي كلية دستگاههاي دولتي توليد كنندة سند، لازم الاجرا مي باشد.

 

اعضاي شوراي اسناد ملي ايران:

1-    وزير امور خارجه؛

2-    وزير علوم ، تحقيقات و فناوري؛

3-    دادستان كل كشور؛

4-    رئيس سازمان مديريت و برنامه ريزي كشور؛

5-    دادستان ديوان محاسبات؛

6-  دونفر از اشخاص متبحر در فرهنگ و تاريخ ايران، به پيشنهاد وزير علوم و تصويب هيئت وزيران به مدت سه سال (انتخاب مجدد آنها بلامانع است).

 

مجوز امحاء و چگونگي صدور آن:

پس از ارزشيابي اسناد توسط كارشناسان سازمان و تكميل فرم تقاضاي مجوز امحا از شوراي اسناد ملي و تصويب  موارد در شورا، امحاي اوراق صورت مي گيرد.

امحاي اوراق، بدون مجوز شوراي اسناد ملي ممنوع مي باشد.*

-----------------------------------------------------------------

* ماده 544 قانون مجازات اسلامي در مورد امحاي اسناد:هرگاه بعض يا كل نوشته ها يا اسناد يا اوراق يا دفاتر يا مطالبي كه در دفاتر ثبت و ضبط دولتي مندرج يا در اماكن دولتي محفوظ يا نزد اشخاصي كه رسما" مامور حفظ آنها هستند ، سپرده شده باشد ، ربوده يا تخريب يا برخلاف مقررات معدوم شود ، دفتردار و مباشر ثبت و ضبط اسناد مذكور و ساير اشخاص كه به واسطه اهمال آنها جرم مذكور وقوع يافته است ، به حبس از 6 ماه تا دو سال محكوم خواهد شد

تهيه و تنظيم: مديريت هماهنگي و ارزشيابي اسناد 21/4/1385

 

نوشته شده توسط اميرعلي کشاورز یکشنبه 14 بهمن1386 موضوع : ارزشيابي اسناد | لینک ثابت

اوراق زائد:

 سوابقي است كه طي فرايندهاي اجرائي و كارشناسي، فقدان ارزش آنها محرز گرديده و به تصويب شوراي عالي اسناد رسيده باشد.

 

ضرورت ارزشيابي اسناد و سوابق راكد:

-     گزينش و انتقال اسناد با ارزش به آرشيو ملي ؛

-     قانونمندسازي امحاي اوراق زائد ؛

-     تدوين جدولهاي زماني و تعيين عمر مفيد سوابق ؛

-     آزاد سازي فضاي بايگانيها براي بهره وري بهينه.

 

انواع ارزشهاي اسناد:

-  ارزشهاي اوليه (اداري و استنادي) كه  براي دستگاه ايجاد كننده، اهميت دارد.

-  ارزشهاي ثانويه (تحقيقاتي و آرشيوي) كه براي سند پژوهان، مورخان و محققان داراي اهميت مي‌باشد.

 

صلاحيت تشخيص ارزشهاي اوليه:

تشخيص ارزش اولية سابقه، در صلاحيت دستگاه ايجاد كننده مي‌باشد. هر سازمان مي‌بايد هيئتي از اشخاص مطلع در امور اسناد و تشكيلات، جهت رسيدگي به موضوع و تعيين ارزشهاي اوليه اسناد برگزيند.

 

صلاحيت تشخيص ارزشهاي ثانويه :

بي ترديد كارشناسان اسناد (آرشيويستها)، به عنوان مرجع صلاحيتدار تشخيص ارزشهاي ثانوية اسناد شناخته شده اند. بنابراين تعيين ارزشهاي اطلاعاتي و تحقيقاتي اسناد، در صلاحيت كارشناسان اسناد ملي مي‌باشد.

 

نمونه اي از اسناد واجد ارزش :

-     سوابق سازمانها و وزارتخانه‌ها؛

-     ساختار سازماني مؤسسات؛

-     روند رشد و توسعة وظايف، سياستها و فعاليتهاي دستگاهها؛

-     روش تدوين قوانين و مقررات و رويه هاي سازماني؛

-     مدارك مربوط به بازنمود ميزان تأثير برنامه ها و فعاليتهاي دستگاهها؛

-     اسناد مربوط به صاحبان مشاغل مهم؛

-     اسناد مربوط به روابط قدرتها؛

-     سوابقي كه نشان دهندة تمايلات فكري افراد مهم و با نفوذ باشد؛

-     سوابق جاري اطلاعات مهم و روشنگر نكات تاريك برخي حوادث؛

-     اسناد مشاهير؛

-     سوابق محلهاي مشهور؛

-     سوابق رخدادهاي مهم؛

-     سوابق اختراعات و اكتشافات ؛

-     اسناد مغاير با عقايد متداول در جامعه؛

-     سوابقي كه از حقوق شهروندي، مالي و قانوني جوامع و دولتها حمايت مي‌كند؛

-     اسناد مالكيت، موافقتنامه و قراردادهاي مهم دولتي؛

-     سوابقي كه اطلاعات آنها مكمل اطلاعات ساير اسناد مي باشد؛

-     سوابقي كه در تحليل هاي آماري مورد استفاده قرار مي گيرد؛

-     تاريخچة دستگاهها و مناطق مختلف؛

-     سوابق فعاليتهاي فرهنگي، اجتماعي، سياسي، علمي و اقتصادي؛

-     اسناد و منابع منحصر به فرد و نسخه هاي كمياب ؛

-     اسناد تغيير مرزهاي جغرافيايي ؛

 

تهيه و تنظيم: مديريت هماهنگي و ارزشيابي اسناد 21/4/1385

 

نوشته شده توسط اميرعلي کشاورز شنبه 13 بهمن1386 موضوع : ارزشيابي اسناد | لینک ثابت

وزارتخانه ها و سازمانها در راستاي وظايف خود ، ناگزير ازانجام مكاتبات و تشكيل پرونده مي باشند . پس از آنكه اين سوابق و پرونده ها نقش خود را در سازمان مربوط ايفا كردند ، از چرخة اداري خارج مي شوند و كارائي خود را از دست مي دهند؛ اما اين فرايند را نبايد به معني پايان عمر سوابق و پرونده هاي مزبور  قلمدادكرد ؛ زيرا بسياري ازاين  مدارك داراي ارزش آرشيوي بوده و مي بايد به طور دائم نگهداري شوند.تشخيص ارزشهاي آرشيوي سوابق ؛ مستلزم فراگرفتن و به كاربستن  قواعد و ضوابط ارزشيابي اسناد مي باشد. بنابراين در همين جا  اصطلاحات و ضوابط اين مهم را به اختصار بررسي مي كنيم.

 

ارزشيابي اسناد :

 تجزيه و تحليل موضوعي سوابق  به منظور انتخاب اسناد آرشيوي و تشخيص اوراق امحائي و تعيين مدت زمان نگهداري آنها ،  ارزشيابي اسناد ناميده مي شود.

 

اسنادملي:

 هرگونه اطلاعاتي به شكلهاي  نوشتاري ، ديداري ، شنيداري ، مغناطيسي ، الكترونيكي و ديگر صورتهاي ممكن كه در كليه وزارتخانه ها ، سازمانها ، شركتهاي دولتي ، شهرداريها ، نهادها و موسسات دولتي و وابسته به دولت  ايجاد و يا دريافت شده و واجد ارزش نگهداري دائم باشد، اسناد ملي گفته مي شود.

 

مصاديق اسناد ملي:

 اسناد مذكور شامل كليـة اوراق ، مراسلات ، دفاتر ، پرونده ها ، عكسها ، نقشه ها ،كليشه ها، نمودارها، فيلمها ، نوارهاي ضبط صوت و ساير اسنادي كه در دستگاه دولت تهيه شده يا به دستگاه دولت رسيده و به طوردائم  يا غير دائم در تصرف دولت مي باشد و از لحاظ اداري ، مالي ، اقتصادي ، قضائي ، سياسي ، فرهنگي ، علمي ، فني و تاريخي به تشخيص سازمان اسناد و كتابخانة ملي ايران ، ارزش نگهداري دائم داشته باشند.

تهيه و تنظيم: مديريت هماهنگي و ارزشيابي اسناد 21/4/1385

 

نوشته شده توسط اميرعلي کشاورز دوشنبه 8 بهمن1386 موضوع : ارزشيابي اسناد | لینک ثابت

ادامه مطلب

 

نوشته شده توسط غلامرضا عزيزي چهارشنبه 14 شهریور1386 موضوع : ارزشيابي اسناد | لینک ثابت