وبلاگ گروهی آرشیویستهای ایران

 برخورداري اسناد الكترونيكی از محتوا ، شكل و ساختار به اين معني است كه:

·        اسناد الكترونيكی داراي اطلاعاتي هستند كه انعكاس دقيقي از ‌آنچه كه در زمان خاصي رخداد كرده است را مي نماياند.

·        از سياق و شكل  اين اسناد كه در ارتباط با محتواي ‌آنهاست،  مي توان دروه توليد و نوع استفاده آنها را فهميد.

·    ساختار اين اسناد را مي توان به طريق الكترونيكي باز سازي كرد پس هر جز  اين ساختار بر روي هم يك كل را تشكيل مي دهد كه به طريق روشني ارائه مي گردند.

 توجه به مديريت اسناد، در سيستمهايي كه ماهيتا شامل  داده هاي تغيير پذير و قابل به روز شدن هستند كاملا مسئله اي چالشي است زيرا اسناد نه تنها در بردارنده محتوا هستند بلكه حاوي اطلاعاتي در شكل و ساختار نيز مي باشندكه توسط ابر داده ها[1] اطلاع رساني مي شوند. "ابرداده هاي مديريت اسناد موجب شناسايي اسناد و اشخاص مي شوند و به چرخه عمليات و روشهايي كه آنها را توليد و مديريت كرده و مورد استفاده قرار مي دهند، اعتبار مي بخشند و سياستهاي حاكم بر اسناد را تضمين مي نمايند[2]". اين ابرداده ها اجازه مي دهند كه پرونده ها در جاي مناسب قرار گيرند و به روش معنا داري اجرا و درك شوند.

بهترين راه براي حفظ محتوا ، شكل و ساختار اسناد ، مديريت آنها در يك سيستم نگهداري اسناد[3] است. برخي سازمانها از نرم افزارهاي خاصي براي مديريت اسناد الكترونيكي خود استفاده مي كنند . بايد ياد ‌آور شد كه سيستم نگهداري اسناد فقط بخشي از يك نرم افزار نيست. بلكه چارچوب و ساختاري است كه به دفعات دريافت ، نگهداري و دسترسي به اسناد را امكان پذير مي كند

[1]  - Metadata

[2]  - International Standard on Information and Documentation – Records management processes – Metadata for records, ISO23081, "Records management metadata identifies , authenticates and contextualizes records and the people , processes and systems that create, manage, maintain and use them and the policies that govern them."

[3]  - record keeping systems

نوشته شده توسط بهناز زرين كلكي پنجشنبه 21 آذر1387 موضوع : اسناد الکترونیکی | لینک ثابت

اسناد الكترونيكي  اسنادي هستند كه به روش رايانه اي توليد[1] ، منتقل[2] و نگهداري[3] شده اند. آنها ممكن است به شيوه الكترونيكي[4] متولد شده و يا از شكل اصلي خود به فرم الكترونيكي در آمده باشند.( مثل اسكن از پرونده هاي كاغذي.[5])

در آينده، تشخيص صحت و درستي اسناد وابستگي تام به محتواي آنها دارد. محتوا نيز بايد به صورت ثابت وتغيير ناپذير باقي بماند تا نشانگر انجام واقعي عمليات كاري باشد. براي اينكه اسناد الكترونيكي همانند ديگر انواع آن (كاغذي و غير كاغذي) از لوازم قانوني اسناد پيروي نمايد و داراي  ارزش استنادي باشند ،  بايد از محتوا ، شكل و ساختار[6] برخوردار گردند .

محتوا (content): چيزي است كه اطلاعات را منتقل مي كند مثل : متن ، داده ، نشانه ها، اعداد ، عكسها ، صدا و تصوير.

شكل (context): عبارت از سابقه اطلاعاتي كه درك از محيط تكنيكي و كاري مرتبط با سند را افزايش مي دهد .مثل : ابرداده ، كاربرد نرم افزار ، مدلهاي منطقي كار  ، و يا  منشأ ها مثل آدرس ، عنوان، ارتباط با هدف يا فعاليت ، سازمان ، برنامه يا بخش.

ساختار (structure) : پيدايش و نظم محتواي سند را ساختار مي گويند مثل ارتباط بين فايلها ، موضوعات ، زبان ، نوع قلم ، سايز قلم ، صفحه بندي و ديگر روشهاي اصلاح متن.

[1]- created

[2]  - communicated

[3]  - maintained

[4]  -born digital

[5]  - National Archives of Australia, Digital recordkeeping, Guidelines for Creating, Managing and Preserving Digital records, Exposure Draft May 2004.

[6]  - content , context , structure

نوشته شده توسط بهناز زرين كلكي پنجشنبه 21 آذر1387 موضوع : اسناد الکترونیکی | لینک ثابت

اسناد، دارايي با ارزشي از فعاليتهاي كاري يك سازمان هستند از جمله راههاي كليدي در محاسبه و ارزيابي عملكرد سازماني، بررسي مدارك مستندي است كه به صورت  پرونده در آمده اند. در تعريف سند گفته اند :" به اطلاعاتي كه توسط يك سازمان و يا يك فرد به موجب الزام قانوني يا فعاليت كاري به عنوان شواهد و مدارك، توليد ، دريافت و نگهداري شده اند سند مي گويند[1]"

همواره بايد اين نكته را در نظر داشت ، اسناد  فقط يكبار بوجود مي آيند و سپس مديريت شده و به مدت لازم نگهداري مي شوند. مديريت مطلوب اسناد نيز فرع بر شناخت خصوصيات و ويژگي آنهاست.

 اسناد بطوركلي داراي چهار ويژگي اصلي هستند:

1.      اصالت[2]:

اسناد بايد بر آنچه كه محتواي آنها ادعا مي كند دلالت داشته باشند محتواي سند، توليد و يا ارسال كننده و همچنين زمان توليد و يا ارسال را بيان مي دارد تطابق اين دو وجه با واقعيت، اصالت سند را رقم مي زند.

2.      اعتبار[3]:

مي توان به اسناد به عنوان باز نماي كامل و صحيح از يك دوره عملكرد سازماني، استناد و اعتماد كرد.

3.      يكپارچگي[4]:

اسناد ،كامل و بدون تغيير باقي مي مانند و در برابر تغييرات غير مجاز حمايت مي شوند اين خصوصيت به غير قابل تغيير بودن اسناد پس از توليد، اشاره دارد.

4.      قابليت استفاده[5]:

اسناد مي توانند در جاي معيني قرار داده شده و يا مورد بازيابي قرار گيرند ، نگهداري شده و يا مورد تفسير واقع شوند.

بنا بر اين يك سند تنها مجموعه اي از داده ها نيست بلكه نتيجه يا محصولي از يك فعاليت و رويداد است و به همين خاطر نيز با فعاليتهاي كاري، مرتبط هستند. پس اسناد با اشكال متفاوت از جمله در شكل الكترونيكي يافت خواهند شد.

[1]  - International Standard on Records Management, ISO 15489, "Records are: information created, received, and maintained as evidence and information,  by an organization or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business."

[2]  - authenticity

[3]  - reliability

[4]  - integrity

[5]  - usability

نوشته شده توسط بهناز زرين كلكي پنجشنبه 21 آذر1387 موضوع : اسناد الکترونیکی | لینک ثابت

نوشته شده توسط مريم پاكدامن نائيني دوشنبه 13 آبان1387 موضوع : اسناد الکترونیکی | لینک ثابت

مرکز میراث فناوری و علوم استرالیا  و پروژه آرشیو علوم استرالیا

درسال ۱۹۹۹ دانشگاه ملبورن به شکل گیر ی این مرکز در دانشکده هنر خود اقدام نمود.

این مرکز دنباله فعالیت های پژوهشی علمی پروفسور R.W بودکه از سال ۱۹۸۵ تحت

 Australian Science Archives Project ASAP  پروژه آرشیو علوم استرالیا شروع شده بود .....

در صورتی که بخواهید با پروزه آرشیو علوم  استرالیا  آشنا شوید می توانید به نشانی زیر مراجعه کنید:

http://www.asap.unimelb.edu.au

و در صورتی که بخواهید با مرکز میراث فناوری و علوم استرالیا  آشنا شوید می توانید به نشانی زیر مراجعه کنید:

http://www.austehc.unimelb.edu.au

نوشته شده توسط فاطمه زارع زاده دوشنبه 30 مهر1386 موضوع : اسناد الکترونیکی | لینک ثابت

جهت شناخت بیشترآرشیودیجیتال/انواع اسناد الکترونیک اینجاراکلیک نمایید.به نقل از سایت مرکزدائره

المعارف بزرگ اسلامی: كاري از جناب آقای دکتر کیانوش کیانی

نوشته شده توسط علي احساني مقدم یکشنبه 29 مهر1386 موضوع : اسناد الکترونیکی | لینک ثابت

E SPARKطرح ملي مديريت اسنادالكترونيك درمالزي

نوشته شده توسط علي احساني مقدم پنجشنبه 26 مهر1386 موضوع : اسناد الکترونیکی | لینک ثابت

متن زیر پرسش و پاسخی است در خصوص امکان دیجیتالی نمودن اسناد در آرشیو ملی آمریکا.

Digitizing Projects at the National Archives

Can you tell me about digitizing projects going on at the National Archives?

NARA recognizes that the expectation of easy online access to our holdings continues to grow. Research is no longer relegated to libraries and research rooms, but is being done around-the-clock on computers around the world. To meet this need, we will create, to the greatest extent possible, an “archives without walls.”

We plan to create digital versions of selected records, including those most requested by researchers. Digitizing materials from our holdings will improve access to those holdings, and will help preserve and protect the original materials from excessive handling.

To help achieve those goals, we are in discussions with several private companies and non-profit organizations to explore mutually-beneficial opportunities to digitize -- and make available -- our holdings. The resulting non-exclusive partnerships will become an important component of our effort to further expand online public access to our nation’s archival records.

As we expand and enter into more of these partnerships, we will provide news about these pilot and longer-term projects.

آدرس : http://www.archives.gov/faqs/

نوشته شده توسط اميرعلي کشاورز شنبه 7 مهر1386 موضوع : اسناد الکترونیکی | لینک ثابت

در مورد مدیریت اسناد الکترونیک و نگهداری اسناد دیجیتال به آدرسهای زیر مراجعه کنید. در روزهای آینده حتما مقالات ترجمه شده از همین منابع در اختیار علاقه مندان قرار خواهد گرفت. امیدواریم مورد استفاده قرار گیرد.

Archives New Zealand: Statutory/Regulatory Group: Electronic Records Policy: Introduction
http://www.archives.govt.nz

CAMiLEON, University of Michigan
http://www.si.umich.edu/CAMiLEON/

Collaborative Electronic Notebook Systems Association (CENSA)
http://www.censa.org

Cornell University Department of Preservation and Conservation
http://www.library.cornell.edu/preservation/prism.html

CURL Exemplars in Digital Archives (CEDARS)
http://cedars.bodley.ox.ac.uk/cedars/bibliog/as.cfm

DAVID - Digital Archiving in Flemish Institutions and Administrations
http://www.antwerpen.be/david/eng/index.htm

DLM Forum on Electronic Records
http://www.dlmforum.eu.org

ادامه مطلب

نوشته شده توسط اميرعلي کشاورز چهارشنبه 4 مهر1386 موضوع : اسناد الکترونیکی | لینک ثابت