وبلاگ گروهی آرشیویستهای ایران

مديريت اسناد الكترونيكي يكي از مسائل چالشي و روز دنياست با رشد روز افزون بكارگيري رايانه در انجام فعاليتهاي سازماني و همچنين اقبال دولت الكترونيك در تسريع امور موجب شده است كه مديريت بهينه اسناد توليد شده يكي از دغدغه هاي اصلي در ساماندهي اسناد دولتي و غير دولتي گردد.  تعريف جامع از اسناد الكترونيكي و بيان برخي از ويژگيهاي آنها و در توضیحی اجمالی از مديريت اين نوع از  اسناد و خصوصيت كلي روند مديريتی حاكم بر آنها موجب خواهدشد تا ساماندهي اسناد دولتي و غير دولتي که در محیطهای الکترونیکی تولید و ذخیره  سازی می شوند دور نمای بهتری بیابند و در این دور نما ضرورت ایجاد طرح نوین و یکپارچه که همه مراکز از آن کما بیش پیروی نمایند و استانداردهای آن را رعایت کنند بیش از پیش بروز خواهد کرد.

نوشته شده توسط بهناز زرين كلكي سه شنبه 14 آبان1387 موضوع : مدیریت اسناد | لینک ثابت

طي سالهاي 1940 الي 1950 ميلادي رايانه هاي بزرگ[i] به شركتهاي خصوصي و برخي سازمانهاي دولتي معرفي شدند. از اين رايانه ها براي كارهاي متمركزي مثل حسابداري و محاسبات آماري استفاده مي شد. داده هايي كه وارد رايانه مي شدند ، پردازش هاي مجموعه اي كه انجام مي گرفت و سپس خروجي هاي آنها، غالبا براي برآورد صورت حسابها ، حساب هاي پس انداز و يا گزارش و تحليل تحقيقات آماري بكار مي رفت......

ادامه مطلب

نوشته شده توسط بهناز زرين كلكي شنبه 16 شهریور1387 موضوع : مدیریت اسناد | لینک ثابت

رشد جمعيت، توسعه ي فعاليت هاي سياسي، اجتماعي، فرهنگي، حقوقي، اقتصادي و غيره....... منجر به سوابق اداري مي گردد و در هر سازمان، نتايج انديشه ها، فعاليت ها و اقدامات انجام شده به صورت اسناد نگهداري مي شوند، اين اسناد، حاوي اطلاعات و تجربيات گران بهايي است كه، يكي از ابزارهاي مهم مديريت در تهيه برنامه ها و تصميم گيري هاي اداري محسوب مي شوند. اين اسناد يا همان مكاتبات اداري بايد مديريت شوند و ‌"  مديريت اسناد " با اعمال روش هاي و موازين علمي باعث مي شود تا تنظيم اسناد در وضعي قرار گيرند كه : اولا، دست رسي سريع به آن ها امكان پذير باشد و ثانيا، در نگهداري اسناد با ارزش نهايت كوشش به عمل آيد كه اين امر باعث تقليل هزينه و سهولت مراجعه كاربران به اسناد مي شود.

 اما دامنه فعاليت اداره امور اسناد: 

ادامه مطلب

نوشته شده توسط مسعود اسماعيل‌حسني دوشنبه 20 اسفند1386 موضوع : مدیریت اسناد | لینک ثابت

نفی گذشته دلیلی بر روشنایی آینده نیست
در این صورت ماهیت ما در تاریکی باقی می ماند

بیایید در حفظ آثار گذشتگان خود کوشا باشیم ...
این جمله ای بر روی کارت پستالی به مناسبت تبریک کریسمس از طرف موزه صلیب سرخ دانمارک به موزه و مرکز اسناد ملی جمعیت هلال احمر ایران ارسال شده بود .
بهشتی باشید

نوشته شده توسط مريم پاكدامن نائيني سه شنبه 30 بهمن1386 موضوع : مدیریت اسناد | لینک ثابت

محافظ پرونده‌ها:

محافظ پرونده ها، شامل انواع مختلفي است مانند پوشه، كارتن بندي، پروندان[1] ( زونكن) يا كلاسور كه با توجه به موارد زير انتخاب مي‌گردد:

1-    با قفسه‌هاي بايگاني از لحاظ نوع، اندازه و تعداد، مطابقت داشته باشد .

2-  جنس محافظ، با توجه به عمر پرونده انتخاب گردد. پرونده هائي كه تا مدتها در بايگاني جاري كاربرد دارند، بهتر است جنس محافظ آنها مقاوم و مستحكم باشد .

3-   ضخامت پوشه يا پروندان (زونكن) با حجم سوابق داخل پرونده مطابقت داشته باشد. اصولاً نبايد قطر پرونده  از 5/2 سانتيمتر بيش‌تر شود و نبايد بيش از 150برگ در پرونده بايگاني شود.

4-  گيرۀ نگهداري يا الصاق كنندۀ سوابق نيز، تأثير زيادي در تعيين نوع محافظ پرونده دارد. معمولاً براي سهولت در ورق زدن سوابق، ازپروندان (زونكن) با نصب پهلو استفاده مي‌شود. توجه شود كه اگر ميزان مراجعه به داخل پرونده زياد باشد نصب بالا در داخل پوشه موجب از هم پاشيدگي سريع پرونده خواهد شد.

محل مناسب بايگاني:

اتاقهاي بايگاني، مهم‌ترين بخش از ساختماني است كه به موضوع حفظ و نگهداري سوابق اختصاص داده شده است.

به دليل وزن سنگين پرونـده‌هـا، مناسب‌ترين محل براي استقرار بايگاني، طبقات پائين‌تر ساختمــان مي‌باشد.

 محوطه‌هائي كه داراي مشخصات زير مي‌باشند،  براي بايگاني نا مناسبند:

-     محيط هاي غير سالم، مانند سردابهاي مرطوب و محوطه‌هاي زير شيرواني .

-     محيط‌هاي خطر ناك، مانند محوطه هائي كه نزديك ديگ بخاراست.

-     محيط هاي داراي مشكل از نظر دسترسي.

-     محيط هاي فاقد نظارت ( جهت بايگاني اسناد محرمانه).

 موارد  درخور و مناسب بايگاني به شرح زير است :

-  كف اتاق بايگاني، تحمل 1200كيلو گرم بار را در هر متر مربع با ارتفاع استاندارد 20/2متر براي قفسه‌هاي ثابت داشته باشد. درمورد كفپوش اتاق بايگاني، براي جلوگيري از برخاستن گرد و خاك، بهتر است از  كفپوش قابل شستشوي ضد گرد و غبار مانند سراميك استفاده شود.

-  پوشش داخلي و خارجي ديوارهاي بايگاني، از مصالح ضد رطوبت ساخته شده و از نظر حرارتي عايق بندي شده باشد. پنجره‌هاي ديوارهاي خارجي باز شو شود.

-     بهترين ميزان دما براي بايگاني،  به طور متوسط 18 تا 20درجه با رطوبت 50 درصد مي‌باشد.

-  به منظور جلوگيري از تابش  خورشيد، بهترين روش چيدمان پرونده‌ها و قفسه‌ها، پشت به آفتاب و مخالف جهت راهروهاي بين قفسه‌هاست.

حفاظت پرونده‌ها از گزند حشرات و قارچها، با تنظيم رطوبت و نور ارتباط مستقيم دارد؛ ولي براي مهار جوندگان، مسدود كردن منافذ لوله‌هاي آب گرم، ورودي هواسازها و لوله‌هاي زهكشي، از مهم‌ترين اقداماتي است كه عموماً توصيه مي‌شود.

نوشته شده توسط اميرعلي کشاورز دوشنبه 29 بهمن1386 موضوع : مدیریت اسناد | لینک ثابت

روشهاي تنظيم بايگاني:

تهيه و تنظيم: مديريت هماهنگي و ارزشيابي اسناد 21/4/1385

نوشته شده توسط اميرعلي کشاورز یکشنبه 21 بهمن1386 موضوع : مدیریت اسناد | لینک ثابت

تشكيل پرونده:

تهيه و تنظيم: مديريت هماهنگي و ارزشيابي اسناد 21/4/1385

نوشته شده توسط اميرعلي کشاورز شنبه 20 بهمن1386 موضوع : مدیریت اسناد | لینک ثابت

چرخۀ حيات اسناد:

نوشته شده توسط اميرعلي کشاورز پنجشنبه 18 بهمن1386 موضوع : مدیریت اسناد | لینک ثابت

در موقع تنظيم فرم ابتدا بايستي از تمام مواردي كه لازم است در فرم گنجانده شود فهرستي تهيه نمود تا فرم تنظيمي شامل كليه اطلاعات لازم و ضروري باشد.

1. مطالبي كه در فرم گنجانده مي شود بايستي روشن،رسا ، ساده و صريح ودر خور فهم و اطلاعات تكميل كننده باشد.
2. عنوان فرم بايد بالاي آن و در خارج از كادر نوشته شود.
3. عنوان فرم بايد كوتاه و گويا باشد.
4. به منظور آسان شدن كار تكميل كننده فرم و استنباط و استخراج اطلاعاتي كه از او خواسته شده و همچنين كم كردن حركات دست  در موقع تكميل فرم ،لازم است تسلسل مطالب با توالي كار و مسير گردش فرم و يا ترتيب مندرجات سند يا منبعي كه از آن كسب اطلاعات مي شود تطبيق نمايد حتي الامكان بهتر خواهد بود مواد و مطالب فرم شماره گذاري شود.
5. براي هر يك از مطالب فرم بايد قسمتي جداگانه در نظر گرفته شود.براي تامين اين نظر بايد براي هر يك از مطالب و مواد فرم و پاسخي كه لازم است به آن داده شود مستطيلهاي افقي يا عمودي(با توجه به نوع فرمي كه طراحي      مي شود) با ابعاد مناسب و كافي منظور شود و مواد فرم در سمت راست بالاي مستطيل درج گردد. و بقيه مستطيل براي درج پاسخ يا اطلاعات خواسته شده اختصاص يابد.
6. بهتر است مواد فرم با خط درشت نوشته نشود. تا فضاي بيشتري براي تكميل فرم موجود باشد.
7. پاسخ دادن به مواد فرم و تكميل آن بايد مستلزم حداقل وقت باشد.بنابراين حتي الامكان سئوالات بايستي بنحوي طرح شود كه با گذاردن يك علامت در مربع انتخاب پاسخ بتوان به آن پاسخ داد.
8. دراطراف فرم بايد به اندازه كافي حاشيه براي بايگاني و چاپ و عنوان فرم در نظر گرفته شود.
9. از رسم خطوط اضافي خودداري شود.
10. براي رونوشتهاي فرم از كاغذهاي رنگي مي توان استفاده كرد در اين صورت در حاشيه فرم نحوه استفاده از هر رنگي مشخص خواهد شد.
11. در انتخاب نوع كاغذ بايد به نكاتي توجه كرد.(با عنايت به ورود به عرصه دنياي الكترونيك و اسناد ديجيتال از ذكر مابقي نكات صرف نظر مي كنيم.)

نوشته شده توسط بهرام شايقي پنجشنبه 11 بهمن1386 موضوع : مدیریت اسناد | لینک ثابت

به اطلاع علاقه مندان به مطالعه و ترجمه مطالب علمی-آموزشی در حوزه آرشیو و اسناد می رساند منابع زیر كه يك كار گروهي بوده و جنبه آموزشي دارد و در شورای جهانی آرشیو تهیه و منتشر شده هم اکنون قابل دانلود بوده و در صورت تقاضاي عزيزان محقق و مترجم، در آينده منابع جديدتر و بيشتري را ارئه خواهيم كرد.

مباحث ذکر شده در اين کتابها :

1- تعريف سند، فرق سند (Record) با اطلاعات (Information)

2- شرح و توضيح قوانين و اصول مربوط به مراكز آرشيوي

3- طرح نظريه ها و قوانين و دستورالعملهاي موجود مرتبط با اسناد و مراكز آرشيوي.

4- معرفي منابع جديد و مفيد جهت استفاده دانشجويان و محققين.

5- توضيح مفهوم سند و كنترل اسناد.

6- شرح اصول و قوانين مربوط به چرخه حيات در مديريت اسناد.

7- توضيح مختصر مراحل پيشرفت و بهبود سيستمهاي نگهداري اسناد.

و نيز مطالب بسيار مفيد ديگر كه اميدوارم مورد توجه علاقه مندان در اين زمينه قرار بگيرد.

نام کتاب	فرمت الکترونیکی	وضعیت دسترسي
Managing Archives	PDF	دانلود
Organising and Controlling Current Records	PDF	دانلود
Preserving Records	PDF	دانلود

نوشته شده توسط اميرعلي کشاورز یکشنبه 7 بهمن1386 موضوع : مدیریت اسناد | لینک ثابت

مديريت اسناد، امروزه به عنوان يك علم در دنياي پيشرفته مورد توجه بسيار قرارگرفته است. بازيابي اطلاعات پرونده ها جهت انجام وظايف و پاسخگوئي به مراجعات، اهميت بسزايي دارد كه در صورت رعايت نكردن اصول اساسي، به ايجاد اختلال در نظام اداري دستگاه خواهد انجاميد. از طرفي انجام وظايف قانوني و اجراي مسئوليتهاي آن در قبال آرشيو، ضرورت ايجاد تشكيلات منسجم مديريت اسناد را در هرسازمان اجتناب ناپذير مي سازد. در اينجا،براي آشنائي مختصر با اصول مديريت اسناد، توجه خوانندگان گرامي به مطالب زير معطوف مي گردد.

تعريف اصطلاحات:

مديريت اسناد: تشكيلاتي اداري است كه مسئوليت نظارت بر  سوابق و اطلاعات را  از مرحلۀ توليد تا آخرين مرحلۀ انتقال اسناد به آرشيو ملي و امحاي اوراق بر عهده دارد.

آرشيو ملي: سازماني است كه مسئول گزينش، نگهداري و ثبت اسناد واجد ارزش نگهداري دائم و ارائۀ خدمات مربوط به آنها به عموم بويژه پژوهشگران مي باشد.

بايگاني: در نظام اداري كشور ما، بايگاني دو تعريف و كاركرد دارد.

1- تشكيلات تعريف شده اي است كه وظيفۀ دريافت، ثبت، حفظ و نگهداري سوابق و پرونده‌هاي دستگاه ذيربط را برعهده دارد و موظف به ارائۀ خدمات به افراد معين مي‌باشد.

2- فرايندي است كه طي آن، سوابق دستگاه در پرونده‌هاي مرتبط درج و نگهداري مي شود.

پرونده : مجموعۀ اسناد و سوابقي است كه پيوستگي و موضوع واحد داردو با روش منطقي، براي استفاده‌هاي جاري يا كاربرد آرشيوي، در پوشه يا پوشه‌هائي تنظيم شده باشد.

اسناد جاري : اوراق  و مداركي است كه در چرخۀ اداري قرار دارد و اقدامات آنها نا تمام است و مي بايد در دسترس باشند.

اسناد نيمه جاري : اوراق، سوابق و مداركي است كه تمامي اقدامات اجرايي، اداري و قانوني آنها خاتمه يافته و احتمال مراجعه به آنها كاملا" منتفي است و مي بايد مورد ارزشيابي قرار گيرند.

بايگاني جاري : واحدي اداري است كه عهده دار ثبت و ضبط  سوابق جاري و  نيمه جاري دستگاه ذيربط  و ارائۀ اطلاعات آنها به افراد ذيصلاح مي باشد.

بايگاني راكد : واحدي اداري است كه عهده دار ثبت و ضبط  سوابق راكد و نيمه جاري دستگاه مربوط و ارائۀ اطلاعات آنها به افراد ذيصلاح ميباشد.

مركز اسناد راكد: واحدي سازماني است كه غالباً وابسته به آرشيو ملي مي باشد و ضمن حفظ و نگهداري اسناد راكد و بازيابي اطلاعات آنها، اقدامات پيش آرشيوي نيز انجام مي دهد.

تهيه و تنظيم: مديريت هماهنگي و ارزشيابي اسناد 21/4/1385

نوشته شده توسط اميرعلي کشاورز یکشنبه 7 بهمن1386 موضوع : مدیریت اسناد | لینک ثابت

مجموعه منظم اسناد مربوط به یک موضوع را که مبین کامل آن باشد.و بر حسب ضوابط خاص در یک پوشه یا زونکن و...نگهداری شود پرونده گوییم. 

نوشته شده توسط بهرام شايقي شنبه 19 آبان1386 موضوع : مدیریت اسناد | لینک ثابت

شركتي است استراليايي كه در زمينه حدمات اسنادي فعاليت دارد . از جمله خدمات آن برگزاري كلاس و آموزش در زمينه حفاظت و نگهداري اسناد،مديريت اسناد و....طراحي نرم افزار در امور اسنادو....مي باشد.

براي كسب اطلاعان بيشتر  به نشاني اينترنتي زير مراجعه كنيد:

http://www.records.com.au

نوشته شده توسط فاطمه زارع زاده چهارشنبه 9 آبان1386 موضوع : مدیریت اسناد | لینک ثابت

هر گونه برگ اداری (استاندارد شده)که مطالبی در آن نوشته و چاپ شده و قسمتهایی خالی برای پاسخ یا تکمیل در آن منظور شده باشد.فرم گویند.

نوشته شده توسط بهرام شايقي چهارشنبه 9 آبان1386 موضوع : مدیریت اسناد | لینک ثابت

جايزه Emmett Leahy به متخصصان حرفه آرشيو كه در امر مديريت اسناد و اطلاع رساني كار برجسته اي انجام داده باشند به صورت سالانه تعلق مي گيرد.براي كسب اطلاعات بيشتر به نشاني زير مراجعه كنيد:

http://www.leahyaward.com/award.html

نوشته شده توسط فاطمه زارع زاده شنبه 28 مهر1386 موضوع : مدیریت اسناد | لینک ثابت

اطلاعات:مجموعهای از حقایق و پدیده های دنیای محیطی و محاطی که زندگی بشر از آن متاثر است بیشترین کاربرد اطلاعات برای مدیران به منظور پیشگیری از      خطاها ست.که وسیله انتقال اطلاعات زبان و با پیشرفت جوامع خط می باشد. 

نوشته شده توسط بهرام شايقي شنبه 28 مهر1386 موضوع : مدیریت اسناد | لینک ثابت

ادامه مطلب

نوشته شده توسط غلامرضا عزيزي چهارشنبه 25 مهر1386 موضوع : مدیریت اسناد | لینک ثابت

با تماشاي فيلم سينمايي مستند قانا در تاريخ 11/7/1386از شبكه چهار سيما و تلاش تحسين برانگيز آقاي محمد رضا عباسيان(محقق،نويسنده و كارگردان) باورم به فعاليت در امور مستند سازي صد چندان شده است.

با تصوير برداري قبل و بعد از بمب باران جنگنده هاي رژيم اشغالگر صهيونيستي از اردوگاه در قانا و جمع آوري اطلاعات و مستند سازي در اين خصوص مانع از تحريف يك واقعه تاريخي شد.

اما دست نوشته ها، نامه ها، عكس ها، تصاوير مستند و اسناد بسياري در اختيار مردم سرزمين مان باقي مانده است. براي مانع شدن از تحريف تاريخ انقلاب اسلامي و دفاع مقدس بايد با عزم ملي به مدد دوستان رفت، اينجانب پيشنهاد مي نمايد در فرهنگسراها و خانه هاي فرهنگ، دفتري تحت عنوان " دفتر اموراسناد" تشكيل شود و با همكاري معاونت اسناد ملي سازمان اسناد و كتابخانه ملي جمهوري اسلامي ايران ، اسناد توليد شده در پايگاه هاي مقاومت بسيج و نهادهاي انقلاب اسلامي ، با آموزش و برنامه هاي فراخوان، اسناد تاريخ

 انقلاب اسلامي و دفاع مقدس را سازماندهي و حفظ و نگهداري نمائيم.

نوشته شده توسط دوشنبه 23 مهر1386 موضوع : مدیریت اسناد | لینک ثابت

نقش و اهميت برنامه مديريت اسناد بر توانايي هر سازمان در انجام كارآمد و موثر فعاليتهايش بي‌چون و چرا مي‌باشد. از اين منظر تنها از طريق اجراي درست يك برنامه مديريت اسناد است كه هر سازمان يا موسسه مي‌تواند كنترل كارآمد، موثر و با صرفه اقتصادي خويش را بر چگونگي نگهداري اسناد و اطلاعاتي كه به منزله «حافظه» دستگاه مي‌باشد ادامه دهد. از  نظر نبايد دور داشت كه اين «حافظه» به دستگاه – هم دستگاههاي دولتي و هم سازمانهاي خصوصي – اجازه مي‌دهد تا فعاليتهاي اداري و وظايفش را به طور موثر رهبري كند. براي رسيدن به اين مقصود يك برنامه‌ كارآمد مديريت اسناد مي‌بايد كه بر حوزه‌هاي توليد، نگهداري، بايگاني و تعيين تكليف اسناد نظارت كند. در واقع  حوزه نظارت مديريت اسناد بر جريان و چرخه ايجاد و نگهداري سند و كنترل بر جريان اطلاعات و گردش امور اداري است؛ اموري كه باعث استمرار فعاليتهاي اداري هر موسسه مي‌شود.

ادامه مطلب

نوشته شده توسط غلامرضا عزيزي شنبه 24 شهریور1386 موضوع : مدیریت اسناد | لینک ثابت

وظيفة مديريت اسناد، مطمئن ساختن دستگاه به اين نكته بيان شده است كه اطلاعات ثبت شده – در مراحل چرخه عمر سند – به شيوه‌اي  اقتصادي و كارآمد مديريت مي‌شوند.

هدف از انجام امور مديريت اسناد، مراقبت از اين امر است كه اسناد دولتي به طرزي موثر و با صرفه‌ اقتصادي در دوره‌اي كه در دستگاههاي دولتي وجود دارند، مديريت ‌شوند خواه اين اسناد در شكل سنتي (نوشتاري، صوتي، تصويري..) و يا به صورت اسناد الكترونيكي باشند.

در واقع نخستين هدف مديران اسناد تهيه راهنماها و همكاري با دستگاههاي دولتي به منظور طراحي و تكميل و اجراي برنامه‌هاي مديريت اسناد و اطلاعات در مورد  اسنادي است كه آنها به طور روزمره ايجاد و يا دريافت مي‌كنند و به انحاء گوناگون با آن سر و كار دارند.

ادامه مطلب

نوشته شده توسط غلامرضا عزيزي یکشنبه 18 شهریور1386 موضوع : مدیریت اسناد | لینک ثابت