وبلاگ گروهی آرشیویستهای ایران

اسناد، دارايي با ارزشي از فعاليتهاي كاري يك سازمان هستند از جمله راههاي كليدي در محاسبه و ارزيابي عملكرد سازماني، بررسي مدارك مستندي است كه به صورت  پرونده در آمده اند. در تعريف سند گفته اند :" به اطلاعاتي كه توسط يك سازمان و يا يك فرد به موجب الزام قانوني يا فعاليت كاري به عنوان شواهد و مدارك، توليد ، دريافت و نگهداري شده اند سند مي گويند[1]"

همواره بايد اين نكته را در نظر داشت ، اسناد  فقط يكبار بوجود مي آيند و سپس مديريت شده و به مدت لازم نگهداري مي شوند. مديريت مطلوب اسناد نيز فرع بر شناخت خصوصيات و ويژگي آنهاست.

 اسناد بطوركلي داراي چهار ويژگي اصلي هستند:

1.      اصالت[2]:

اسناد بايد بر آنچه كه محتواي آنها ادعا مي كند دلالت داشته باشند محتواي سند، توليد و يا ارسال كننده و همچنين زمان توليد و يا ارسال را بيان مي دارد تطابق اين دو وجه با واقعيت، اصالت سند را رقم مي زند.

2.      اعتبار[3]:

مي توان به اسناد به عنوان باز نماي كامل و صحيح از يك دوره عملكرد سازماني، استناد و اعتماد كرد.

3.      يكپارچگي[4]:

اسناد ،كامل و بدون تغيير باقي مي مانند و در برابر تغييرات غير مجاز حمايت مي شوند اين خصوصيت به غير قابل تغيير بودن اسناد پس از توليد، اشاره دارد.

4.      قابليت استفاده[5]:

اسناد مي توانند در جاي معيني قرار داده شده و يا مورد بازيابي قرار گيرند ، نگهداري شده و يا مورد تفسير واقع شوند.

بنا بر اين يك سند تنها مجموعه اي از داده ها نيست بلكه نتيجه يا محصولي از يك فعاليت و رويداد است و به همين خاطر نيز با فعاليتهاي كاري، مرتبط هستند. پس اسناد با اشكال متفاوت از جمله در شكل الكترونيكي يافت خواهند شد.

[1]  - International Standard on Records Management, ISO 15489, "Records are: information created, received, and maintained as evidence and information,  by an organization or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business."

[2]  - authenticity

[3]  - reliability

[4]  - integrity

[5]  - usability

نوشته شده توسط بهناز زرين كلكي پنجشنبه 21 آذر1387 موضوع : اسناد الکترونیکی | لینک ثابت