وبلاگ گروهی آرشیویستهای ایران

اسناد الكترونيكي  اسنادي هستند كه به روش رايانه اي توليد[1] ، منتقل[2] و نگهداري[3] شده اند. آنها ممكن است به شيوه الكترونيكي[4] متولد شده و يا از شكل اصلي خود به فرم الكترونيكي در آمده باشند.( مثل اسكن از پرونده هاي كاغذي.[5])

در آينده، تشخيص صحت و درستي اسناد وابستگي تام به محتواي آنها دارد. محتوا نيز بايد به صورت ثابت وتغيير ناپذير باقي بماند تا نشانگر انجام واقعي عمليات كاري باشد. براي اينكه اسناد الكترونيكي همانند ديگر انواع آن (كاغذي و غير كاغذي) از لوازم قانوني اسناد پيروي نمايد و داراي  ارزش استنادي باشند ،  بايد از محتوا ، شكل و ساختار[6] برخوردار گردند .

محتوا (content): چيزي است كه اطلاعات را منتقل مي كند مثل : متن ، داده ، نشانه ها، اعداد ، عكسها ، صدا و تصوير.

شكل (context): عبارت از سابقه اطلاعاتي كه درك از محيط تكنيكي و كاري مرتبط با سند را افزايش مي دهد .مثل : ابرداده ، كاربرد نرم افزار ، مدلهاي منطقي كار  ، و يا  منشأ ها مثل آدرس ، عنوان، ارتباط با هدف يا فعاليت ، سازمان ، برنامه يا بخش.

ساختار (structure) : پيدايش و نظم محتواي سند را ساختار مي گويند مثل ارتباط بين فايلها ، موضوعات ، زبان ، نوع قلم ، سايز قلم ، صفحه بندي و ديگر روشهاي اصلاح متن.

[1]- created

[2]  - communicated

[3]  - maintained

[4]  -born digital

[5]  - National Archives of Australia, Digital recordkeeping, Guidelines for Creating, Managing and Preserving Digital records, Exposure Draft May 2004.

[6]  - content , context , structure

نوشته شده توسط بهناز زرين كلكي پنجشنبه 21 آذر1387 موضوع : اسناد الکترونیکی | لینک ثابت