وبلاگ گروهی آرشیویستهای ایران

 برخورداري اسناد الكترونيكی از محتوا ، شكل و ساختار به اين معني است كه:

·        اسناد الكترونيكی داراي اطلاعاتي هستند كه انعكاس دقيقي از ‌آنچه كه در زمان خاصي رخداد كرده است را مي نماياند.

·        از سياق و شكل  اين اسناد كه در ارتباط با محتواي ‌آنهاست،  مي توان دروه توليد و نوع استفاده آنها را فهميد.

·    ساختار اين اسناد را مي توان به طريق الكترونيكي باز سازي كرد پس هر جز  اين ساختار بر روي هم يك كل را تشكيل مي دهد كه به طريق روشني ارائه مي گردند.

 توجه به مديريت اسناد، در سيستمهايي كه ماهيتا شامل  داده هاي تغيير پذير و قابل به روز شدن هستند كاملا مسئله اي چالشي است زيرا اسناد نه تنها در بردارنده محتوا هستند بلكه حاوي اطلاعاتي در شكل و ساختار نيز مي باشندكه توسط ابر داده ها[1] اطلاع رساني مي شوند. "ابرداده هاي مديريت اسناد موجب شناسايي اسناد و اشخاص مي شوند و به چرخه عمليات و روشهايي كه آنها را توليد و مديريت كرده و مورد استفاده قرار مي دهند، اعتبار مي بخشند و سياستهاي حاكم بر اسناد را تضمين مي نمايند[2]". اين ابرداده ها اجازه مي دهند كه پرونده ها در جاي مناسب قرار گيرند و به روش معنا داري اجرا و درك شوند.

بهترين راه براي حفظ محتوا ، شكل و ساختار اسناد ، مديريت آنها در يك سيستم نگهداري اسناد[3] است. برخي سازمانها از نرم افزارهاي خاصي براي مديريت اسناد الكترونيكي خود استفاده مي كنند . بايد ياد ‌آور شد كه سيستم نگهداري اسناد فقط بخشي از يك نرم افزار نيست. بلكه چارچوب و ساختاري است كه به دفعات دريافت ، نگهداري و دسترسي به اسناد را امكان پذير مي كند

[1]  - Metadata

[2]  - International Standard on Information and Documentation – Records management processes – Metadata for records, ISO23081, "Records management metadata identifies , authenticates and contextualizes records and the people , processes and systems that create, manage, maintain and use them and the policies that govern them."

[3]  - record keeping systems

نوشته شده توسط بهناز زرين كلكي پنجشنبه 21 آذر1387 موضوع : اسناد الکترونیکی | لینک ثابت